Les responsabilités du secrétaire du CSE : entre organisation et obligations légales
Le rôle central du secrétaire du CSE
Le secrétaire du CSE possède un rôle de coordination fondamental au sein du comité social et économique au travers de ses différentes missions.
Interface entre les membres du CSE et la direction
Les élus du CSE au travers du secrétaire peuvent remonter leurs questions (ou celles des salariés) à l’employeur ou indiquer à ce dernier les points qu’ils souhaitent ajouter à l’ordre du jour d’une prochaine réunion.
Il est également l’interlocuteur privilégié de l’employeur ou de son représentant lorsque ce dernier souhaite communiquer certaines informations ou certains documents.
Ce rôle lui permet donc de relayer les informations entre les différentes parties, tout en veillant à ce que cette communication soit fluide et transparente afin de faciliter le dialogue social et la concertation.
Coordination des réunions
Une des missions du secrétaire du CSE peut être de planifier les réunions préparatoires du CSE en y invitant l’ensemble des membres titulaires et éventuellement suppléants.
De plus, il organise les réunions du bureau du CSE qui doivent rassembler le secrétaire, le trésorier ainsi que le président ou les rapporteurs de commissions.
Obligations légales du secrétaire du CSE
Conformité avec la législation
Le secrétaire du CSE possède deux missions légales :
- L’arrêt de l’ordre du jour (article L.2315-29 du Code du travail).
- L’établissement du procès-verbal (article L.2315-34 du Code du travail).
Gestion des documents officiels
L’ordre du jour
Le secrétaire du comité social et économique va donc être responsable de la rédaction, avec le président du CSE de l’ordre du jour.
L’établissement de l’ordre du jour est un rôle essentiel du poste de secrétaire, car si une question n’est pas mentionnée ou ne peut pas être rattachée à un point inscrit à l’ordre du jour, alors aucune délibération ne pourra être votée sur ce point où celle-ci pourra être jugée irrégulière (Cass. crim., 5 septembre 2006, n°05-85.895).
De même, si une décision est prise sur un ordre du jour qui manque de précision ou reste vague, alors il est possible de la contester en justice et d’en obtenir la nullité (Cass. soc., 24 juillet 1984, n°83-12.030).
Le procès-verbal des réunions CSE (PV)
Selon l’article L.2315-34 du Code du travail, le secrétaire du CSE doit établir le procès-verbal selon le délai et les modalités établis par accord d’entreprise.
Bon à savoir :En l’absence d’accord sur ce sujet, le procès-verbal doit :
● Être rédigé sous quinze jours et être communiqué à l’employeur et aux autres membres du comité (article R.2315-25 du Code du travail).
● Contenir au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions de la réunion précédente (article D.2315-26 du Code du travail).
La rédaction du PV est une grande responsabilité car celui-ci possède une valeur juridique.
D’après l’article L.2315-35 du Code du travail, après adoption, le procès-verbal peut être affiché ou diffusé dans l’entreprise par le secrétaire du CSE, selon les modalités prévues par le règlement intérieur du CSE.
Organisation interne et gestion des tâches du CSE
Planification et suivi des actions
Lors des réunions CSE de nombreuses décisions sont prises.
C’est pourquoi il est nécessaire de hiérarchiser les actions à mener et de vérifier que celles-ci ont bien été exécutées dans les délais prévus et avec les effets escomptés. C’est une des missions qui revient généralement au secrétaire CSE.
Mais attention, le secrétaire n’a pas le droit de prendre des décisions importantes seul. Un vote du comité à la majorité doit l’autoriser à agir.
Cependant, il est possible de prévoir dans le règlement intérieur du CSE, un certain nombre d’actions et de décisions que le secrétaire CSE peut prendre seul sans vote du comité au préalable.
Utilisation des outils numériques
Pour l’aider dans toutes ses missions, le secrétaire du CSE peut s’appuyer sur les outils numériques mis à sa disposition.
En effet, pour faciliter la retranscription des réunions, le secrétaire du CSE peut utiliser l’enregistrement des réunions grâce à des micros et des logiciels d’enregistrement.
Certains proposent même une retranscription des enregistrements qui peut servir de base à retravailler.
Il est également possible d’utiliser un site internet CSE pour fluidifier la communication entre les élus entre eux et les salariés également.
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Gestion des conflits
La réunion CSE peut être une source importante de conflits. En effet, lors de celle-ci, de nombreux acteurs peuvent être impliqués et une multitude importante de points de vue peuvent émerger.
Sans le rôle du secrétaire qui peut servir de médiateurs, la réunion CSE risque rapidement de devenir incontrôlable. Il peut donc en résulter des sources de tension persistante et une incapacité à continuer la réunion.
Pour cela, le secrétaire doit posséder des qualités de diplomate, mais également gérer l’organisation de la réunion.
Ainsi, il est possible et même conseillé, en début de séance, de rappeler à tous, les points qui permettent une bonne communication, tels que le respect des temps de parole de chacun, tant pour que le dialogue social puisse être constructif, mais également pour que le secrétaire puisse rédiger un procès-verbal de qualité par la suite.
La gestion des conflits peut également être difficile à gérer dans le cadre où ce sont les membres du CSE qui sont en désaccord avec le secrétaire. Des incompréhensions peuvent surgir tant sur les points inscrits à l’ordre du jour, que sur les stratégies à adopter ou sur la répartition des tâches.
Équilibrer charge de travail et responsabilités
C’est un fait, les responsabilités du secrétaire du CSE et la charge de travail qui va avec est donc relativement conséquente.
Pour pallier à ce problème, plusieurs solutions existent :
- Négocier des heures de délégation supplémentaires.
- Désigner un secrétaire adjoint.
- Sous-traiter la retranscription des procès-verbaux.
- Suivre une formation utile aux secrétaires du CSE.
Les heures de délégation supplémentaires
Il est possible d’inscrire dans le règlement intérieur, la possibilité pour le secrétaire du CSE d’obtenir un crédit d'heures supplémentaires.
Les autres membres du CSE sont également autorisés à donner une partie de leurs heures de délégation non utilisées, par mutualisation, au secrétaire.
Désigner un secrétaire adjoint
À part au sein du CSE central, la loi ne prévoit pas de secrétaire adjoint. Cependant, dans la pratique, cette désignation s’avère très utile afin d’alléger la tâche du secrétaire.
Par exemple, dans certaines grandes entreprises, il est courant que le secrétaire adjoint soit chargé des missions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail.
Sous-traiter la retranscription des procès-verbaux
L’une des tâches chronophages du secrétaire est sans doute la rédaction des PV de réunions. Pour cela, il est possible pour les élus de choisir de financer avec leur budget de fonctionnement, la sous-traitance des procès-verbaux de réunions.
Suivre une formation
Suivre une formation peut aider le secrétaire du CSE à accomplir ses missions et acquérir les compétences nécessaires pour gagner en efficacité et en qualité dans son quotidien d’élu.
Chez CELIADE, nous vous proposons par exemple notre formation sur :
- La place et les missions du secrétaire | La gestion quotidienne du CSE.
- Organisation d’une réunion CSE.
- Élu du personnel : sachez communiquer au quotidien.
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