Conservation et accès des documents et archives du CSE
Les membres du CSE sont souvent perdus face aux délais durant lesquels ils doivent conserver les documents du CSE (procès-verbaux des réunions, comptes du comité, justificatifs des salariés, contrats, …). De même, comment conserver ces documents (papier ou numérique) ? Et surtout, qui peut avoir accès à ces documents : membres élus titulaires ? élus suppléants ? employeur ? salariés ?
La durée de conservation
La durée de conservation des documents du CSE dépend principalement de la nature du document en question.
Les comptes annuels ainsi que les pièces justificatives qui s’y rapportent doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice auxquels ils se rapportent (article L. 2315-75 du Code du travail). Pour information, le contrat d’assurance du CSE est également une pièce comptable qui doit être conservée pendant 10 ans.
Les justificatifs fournis par les salariés dans le cadre des activités sociales et culturelles doivent être conservés au moins 4 ans (livret de famille, quotient familial, inscription à un club de sport, …).
Pourquoi 4 ans ?
Le contrôle mené par l’URSSAF porte sur l’année en cours ainsi que sur les trois années précédentes. Afin que ce contrôle se passe au mieux (et sereinement !) pour les élus, il est important de bien archiver les différents justificatifs des salariés.
Bon à savoir : le refus de fournir les éléments demandés par un contrôleur URSSAF peut contraindre l’employeur à agir en justice pour contraindre le CSE à coopérer (Cass. Soc, 3 octobre 1984, n° 83-10.569). Par exemple, les élus ne peuvent pas refuser de fournir les noms des bénéficiaires et les conditions d'octroi des avantages sociaux et culturelles en invoquant une atteinte à la vie privée des salariés ! Les procès-verbaux des réunions de CSE doivent être conservés de manière permanente afin d’assurer la permanence de l’entité.
Comment faire lorsque les procès-verbaux de réunions s’accumulent depuis des années ? En effet, cette conservation peut devenir une charge du fait de l’accumulation des PV. Il est tout à fait possible de les conserver par un biais numérique.
Les documents bancaires (talon de chèque, relevé bancaire…) doivent être conservés 5 ans (article L. 110-4 du Code de commerce pour une entreprise, à notre sens cela s’applique également au CSE !).
Les accords d’entreprises concluent à durée indéterminée doivent être conservés à durée indéterminée. Concernant les accords concluent pour une durée déterminée, ils doivent être conservés pendant toute la durée de leur mise en œuvre. Par ailleurs, tous les accords d’entreprises sont, en principe, consultables sur internet via le site de Légifrance.gouv.fr
Si le CSE a des salariés, il se doit de conserver les bulletins de paie du salarié pendant au moins 5 ans (article L. 3243-4 du Code du travail).
Faut-il conserver les documents de manière papier ou numérique ?
Il est possible d’archiver les documents du CSE de manière numérique.
Toutefois, il ne faut pas confondre sauvegarde et archivage. En effet, en cas de panne ou de défaillance du système informatique du CSE (ou de l’entreprise), il est nécessaire de pouvoir récupérer les documents. Ainsi, il est conseillé de multiplier les endroits d’archivage, ou mieux, de procéder à un archivage des documents via un espace sécurisé, tel que des coffres-forts électroniques.
La loi reconnaît la même valeur probante pour un document numérique qu’un écrit support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane (article 1366 du Code civil).Qui peut accéder aux documents et aux archives du CSE ?
Il est important avant toute chose de souligner l’importance du règlement intérieur du CSE ! En effet, le règlement intérieur du CSE peut venir préciser des modalités d’accès particulières aux documents et archives, dans le respect des dispositions légales en vigueur.
Est-ce que tous les membres du CSE peuvent avoir accès au document, y compris les membres élus suppléants ?
Les membres titulaires comme les membres suppléants peuvent avoir accès aux documents comptables du CSE.
La Cour de cassation a précisé que tous les membres du CSE, peu importe leur appartenance syndicale, ont un droit d’accès aux documents administratifs et comptables et aux archives du CSE (Cass. Soc., 7 novembre 2018, n° 17-23.157).
Nuance : si le comité est tenu de mettre ces documents à la disposition des membres du CSE, il n’est pas pour autant obligé de fournir une copie du document (Cass. Soc., 22 septembre 2010, n° 09-65.129). Toutefois, les membres ont toujours la possibilité d’effectuer des copies à leurs frais.
Concernant les justificatifs des salariés dans le cadre des activités sociales et culturelles, rien n’interdit à tous les membres d’y avoir accès.
Toutefois, dans un souci de respect de la vie privée, il est préférable que soit mis en place un ou des responsables des informations collectés. La désignation d’un responsable de traitement devra être effectuée au cours d’une réunion du CSE et inscrite au sein du PV. Le CSE, dans ce cadre, devra désigner au sein de ses membres un responsable de traitement. Cela peut être n’importe quel membre titulaire du CSE.
La mission principale de ce responsable est de mettre en œuvre les mesures nécessaires pour que le traitement des données soit conforme au RGPD.
En pratique, il convient de mettre en place et de tenir un registre (article 30 du RGPD). Les informations contenues dans le registre seront notamment : l'identité et les coordonnées du responsable du traitement, la finalité du traitement, les catégories de données utilisées, les personnes internes et externes au CSE ayant accès aux données, la durée de conservation des données.
En ce qui concerne la conservation des données à caractère personnel, le CSE doit mettre en œuvre toutes les mesures permettant de garantir la sécurité des données.
D'autres questions sur la conservation des documents du CSE ? Contactez-nous !
Je me renseigneEst-ce que l’employeur peut avoir accès aux documents et archives du CSE ?
La Cour de cassation avait reconnu, sous l’empire du comité d’entreprise, que tous les membres du comité doivent avoir accès aux documents comptables et administratifs du comité ainsi qu’à leurs archives, y compris l’employeur (Cass. Soc., 19 décembre 1990, n° 88-17.677). À notre sens, cette décision est également applicable au CSE !
L’employeur peut donc avoir accès aux documents comptables et administratifs du CSE, qu’il soit membre ou non du CSE au titre de la présidence de l’instance !
De même, l’employeur a la possibilité, concernant les documents comptables et financiers, d’effectuer des copies à ses frais (Cass. Soc., 26 septembre 2012, n° 11-15.384).
Est-ce que les salariés peuvent avoir accès aux documents et archives du CSE ?
Les salariés ont bien évidemment accès aux procès-verbaux des réunions du CSE. En effet, ces comptes-rendus sont l’outil par excellence pour le CSE afin de communiquer auprès des salariés sur les actions menées, les projets en cours, les débats dans l’entreprise, …
Si l'employeur a son mot à dire sur l'utilisation des moyens de communication pouvant être rattachés à l'activité professionnelle, ce n'est pas le cas de tous les autres. Le CSE est donc libre de faire preuve d'imagination sur l'utilisation de tous les moyens de communication externes à l'entreprise !
Concernant le reste des documents (documents comptables de l’entreprise, documents relatifs aux salariés, …), il semble que les salariés n’y aient pas accès directement. Les salariés doivent alors demander l’information dont ils attendent la communication auprès des membres du CSE. Pourquoi ? Parce que les membres du CSE ont une obligation de discrétion et de confidentialité !
Les membres du comité sont soumis « à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur ». (article L. 2315-3 du Code du travail)
De quels documents s'agit-il ? Il peut s’agir par exemple, des documents figurant dans la BDESE, des rapports d’expertise, des projets importants ou encore des orientations stratégiques et du budget prévisionnel de l’entreprise.
Ainsi, si l’information n’a pas été présentée comme confidentielle par l’employeur ou si elle ne présente pas un caractère confidentiel par nature (ex : informations qui relèvent de la vie privée d’un salarié), le CSE peut librement la communiquer et la diffuser aux salariés. Petit +
Le CSE doit établir annuellement un rapport d’activités et de gestion (article L. 2315-69 du Code du travail). Ce rapport est établi selon les modalités prévues au sein du règlement intérieur du CSE. Il est approuvé lors d’une réunion plénière qui porte sur ce seul sujet.
Il a évidemment vocation à éclairer les membres du CSE, mais également les salariés. En effet, ce rapport doit être accessible par tous les salariés de l’entreprise.
L’article L. 2315-72 du Code du travail précise doit être porté à la connaissance des salariés de l’entreprise par tous moyens les comptes annuels du CSE et le rapport d’activité et de gestion.
Le contenu de ce rapport est défini à l’article D. 2315-38 du Code du travail. Il contient notamment : l’utilisation du budget de fonctionnement, l’utilisation des ressources liées aux activités sociales et culturelles, ou encore l’état de synthèses simplifié de ses ressources et dépenses.
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