Archiver les PV de réunion CSE : obligations et recommandations
Cadre légal de l’Archivage des PV de Réunion CSE
Contrairement à beaucoup de documents obligatoires des entreprises, l’archivage du PV de réunion CSE ne fait l’objet d’aucune obligation légale. Cependant, cela ne signifie pas qu’il ne doit pas être conservé.
Définitions et obligations légales
Le PV de réunion CSE est la trace officielle des actions du CSE et des propos de l’employeur. Pour cela, il reprend les délibérations prises en réunions CSE.
Le PV de réunion CSE est encadré par quelques articles du Code du travail. Par exemple, son délai et ses modalités d’élaboration et de transmission doivent être définis par accord d’entreprise ou à défaut en respectant le délai de 15 jours après la réunion, sauf exception (article R.2315-25 du Code du travail).
De plus, il doit contenir au minimum « le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l'employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion. » (article D.2315-26 du Code du travail)
Cependant, il n’y a aucune information concernant son délai de conservation ou d’archivage dans le Code du travail.
Pour plus de détails sur la conformité juridique des PV CSE, n’hésitez pas à lire notre article dédié en cliquant : Comment assurer la conformité juridique des PV CSE ?
Conséquences du non-respect des obligations
Le non-respect des obligations liées au PV CSE ne concerne surtout que le secrétaire du CSE. En effet, c’est lui qui est responsable de sa rédaction.
C’est pourquoi, si celui-ci ne respecte pas son obligation de rédaction ou en retarde sa rédaction, il pourra être accusé de délit d’entrave. Le délit d’entrave étant passible d’une amende de 7 500 euros (article L.2317-1 du Code du travail).
Il est à noter que le secrétaire du CSE peut, s'il le souhaite, faire sous-traiter la rédaction du PV de réunion, sans que cela remette en cause sa responsabilité.
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En savoir plus !Recommandations pour une Gestion Efficace des PV
Bien que, comme vu précédemment, il n’existe pas d’obligations légales concernant l’archivage du PV CSE, la jurisprudence tient compte, par exemple, de sa valeur juridique pour rapporter la preuve d’un engagement (Cass. soc., 14 juin 2006, n°04-42.862). Ainsi, il est recommandé d’archiver les PV du CSE sans limitation de durée.
De plus, son archivage présente des intérêts spécifiques pour les membres du comité social et économique, ainsi que pour l’employeur.
Bon à savoir : C’est en général au secrétaire du CSE qu’est dévolue la tâche d’archiver les PV de réunions CSE.Pour le Comité Social et Économique (CSE)
Un archivage des PV de réunion CSE permet de maintenir la permanence de l’entité entre les différents mandats. En effet, la conservation des PV va permettre à la nouvelle équipe de prendre connaissance des travaux antérieurs ou en cours.
Elle va également lui permettre de retrouver des informations qui peuvent lui être utiles par la suite. Par exemple, le comité va pouvoir retrouver, en cas de défaut d’accord, le pourcentage versé par l’employeur pour le budget des activités sociales et économiques afin de vérifier que le rapport de la contribution à la masse salariale ne soit pas inférieur à celui existant pour les années précédentes.
Bon à savoir : Il est également conseillé de conserver les PV des CE et CHSCT.Pour l’Employeur
Pour l’employeur, un bon archivage des PV du CSE va permettre de s'assurer que ceux-ci seront disponibles dans le cadre de procédures ou d’expertise.
De plus, l’employeur doit s’assurer qu’un juge ou un inspecteur du travail puisse y avoir accès (articles L.8113-4 à L.8113-6 du Code du travail).
Outils et Pratiques pour l’Archivage des PV
L’archivage des PV peut être effectué de façon papier ou numérique.
Bon à savoir : Un document papier ou numérique dispose, selon l’article 1366 du Code civil, de la même valeur probante, à condition que celui-ci puisse permettre d’identifier la personne dont il émane.Cependant, l’archivage papier des PV du CSE peut vite devenir très encombrant et nécessite pour les élus de disposer d’un espace de stockage suffisamment grand. Ainsi, le stockage numérique rencontre de plus en plus de succès.
Outils numériques
Différents outils numériques sont à disposition pour stocker les PV de réunions CSE :
- Les espaces partagés de type drive ou dropbox.
- Les plateformes spécialisées pour les CSE qui disposent d’espace de stockage et de gestion.
- Les coffres-forts numériques.
- Les logiciels de gestion documentaire.
Pratiques de numérisation
La numérisation implique de mettre en place des règles de sécurité. En effet, il n’est pas possible, en cas de panne ou de crash du système informatique de l’entreprise ou du CSE, de perdre ou d’endommager les PV du CSE.
Pour cela, il est recommandé de multiplier les espaces d’archivage et/ou d’externaliser la conservation des PV sur des espaces sécurisés.
De plus, pour faire leur choix entre les différentes possibilités énumérées précédemment, les élus peuvent se poser notamment les questions suivantes :
- Est-ce que mon outil respecte les normes du règlement général sur la protection des données (RGPD) ?
- Est-ce qu’il est simple d’accès pour ses utilisateurs ?
- Quel coût pour le CSE ?
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