Réussir la rédaction des PV de réunion : outils et bonnes pratiques
Pourquoi la rédaction des PV de réunion est-elle essentielle ?
La définition du PVE CSE est un document officiel retraçant les actions du comité social et économique en reprenant l’ensemble de ses délibérations prises en réunion.
Sa rédaction est essentielle, car il possède une valeur juridique et permet de prouver les décisions prises en réunion. Par exemple, les juges ont tenu compte du contenu de PV de réunion CSE pour apporter la preuve d’un engagement (Cass. soc., 14 juin 2006, n°04-42.862).
Les obligations légales liées aux PV de réunion du CSE
Plusieurs obligations légales sont liées à la rédaction des PV CSE.
Contenu obligatoire d'un procès-verbal de réunion
L’article D.2315-26 du Code du travail dispose que le PV de réunion CSE doit contenir au minimum le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion.
Bon à savoir : Un accord d’entreprise peut définir les mentions qui doivent figurer dans le PV de réunion du CSE. À défaut d’accord, le secrétaire du CSE peut se référer aux comptes-rendus de réunion des assemblées délibérantes qui contiennent :
● La date, le lieu et l’heure de la réunion.
● La liste des participants, des invités absents et si remplacés, la liste des suppléants.
● Les points inscrits à l’ordre du jour;
● La retranscription des échanges, détaillés ou non.
● Les propositions des membres.
● Les informations et réponses données par l’employeur.
● Le résultat des votes (si applicable).
● Les décisions adoptées par les membres (si applicable).
● La date de la prochaine réunion.
Délais de rédaction des PV
Selon l’article L.2315-34 du Code du travail, le PV doit être rédigé dans un délai établi par accord d’entreprise.
En absence d’accord, le PV de réunion doit être rédigé et communiqué sous 15 jours suivant la tenue de la réunion, à l’employeur et aux membres du CSE.
Bon à savoir : Si une autre réunion CSE est prévue avant la fin du délai de 15 jours, alors le PV doit être rédigé avant la date de cette autre réunion.
Cependant, des délais particuliers sont prévus dans certaines circonstances :
- 1 jour en cas de redressement ou de liquidation judiciaire de l’entreprise.
- 3 jours en cas de consultation sur un licenciement économique collectif ou un projet de restructuration.
Pour en savoir plus sur notre service de transcription de PV
CLIQUEZ ICIÉtapes clés pour rédiger un PV de réunion efficace
Plusieurs étapes, à différents moments de la réunion, sont nécessaires afin de pouvoir rédiger un PV de réunion efficace.
Préparation en amont de la réunion
Tout d’abord, il est important de faire le lien entre l’ordre du jour de la réunion et le PV de cette même réunion. En effet, si l’ordre du jour est rédigé avec des questions claires, précises et pas trop nombreuses, la future réunion n’en sera que plus fluide et donc son procès-verbal plus facile à rédiger.
Ensuite, il est recommandé de décider, avant la réunion, avec les autres élus et la direction, la forme du PV.
Devra-t-il être nominatif ou non, détaillé ou résumé ou encore avec un style direct ou indirect. De là, il sera également possible de créer une trame de prise de notes qui facilitera le travail de rédaction par la suite.
Techniques de prise de notes pendant la réunion
Un peu avant le début de la réunion, il est utile de préparer la mise en page avec la date et l’heure, les présents et les absents, puis, une fois tous les invités prêts, à rappeler l’ordre du jour.
La prise de note pendant la réunion doit être la plus complète possible, et ce, même si toutes les interventions ne seront pas retranscrites dans le PV final. Il ne faut bien sûr pas oublier d’indiquer le nom de la personne qui a pris la parole, car sans cela, il sera particulièrement difficile de s’en souvenir plus tard.
En cas de vote, il est impératif de faire apparaître les résultats explicitement dans le procès-verbal de la réunion. C’est pourquoi il faut bien noter pour chaque vote :
- Le nombre de votants.
- Le nombre de voix pour ou contre.
- Le nombre d’abstentions (si applicable).
Rédaction claire et concise du PV
Pour rédiger un PV clair et concis, plusieurs conseils peuvent être suivis :
- Écrire au présent.
- Utiliser des phrases courtes.
- Utiliser un correcteur orthographique et grammatical.
- Suivre l’ordre chronologique.
Outils pour faciliter la rédaction des PV de réunion
Il existe plusieurs moyens à disposition du secrétaire pour faciliter la rédaction des PV de réunion.
Utilisation des enregistrements audio et vidéo
Dans le but d’aider le secrétaire dans la rédaction du PV de réunion, l’article D.2315-27 du Code du travail autorise l’enregistrement des réunions CSE et la sténographie.
L’employeur ne peut pas s’y opposer, sauf au moment de la divulgation d’informations confidentielles ou qui relève du secret professionnel et qu’il les présente comme telles.
Lorsque l’enregistrement des réunions est à l’initiative des élus, les frais afférents sont à la charge du comité sur le budget de fonctionnement. Lorsque c’est l’employeur qui le souhaite, alors les frais lui reviennent.
Déléguer la rédaction des PV de réunion
Il est également possible de déléguer la rédaction de ses PV de réunion auprès d’un prestataire.
Ceux-ci vont à partir d’enregistrement ou de présence physique et après la transmission des documents nécessaires (ordre du jour, annexes, liste des participants…) rédiger le PV de la réunion CSE. Une fois le PV terminé, il sera remis au secrétaire.
Chez Céliade, nous vous transmettons en plus, une fiche de liaison qui synthétise les points d’alerte ou de vigilance constatés par nos juristes lors de vos réunions.
Bonnes pratiques pour garantir la qualité des PV de réunion
Afin de garantir un PV de réunion de qualité, il est important de relire le PV plusieurs heures, voire idéalement plusieurs jours après pour mieux repérer les erreurs éventuelles et les points à clarifier.
Diffusion et archivage des PV de manière sécurisée
Une fois le PV adopté, le secrétaire peut le diffuser auprès des salariés de l’entreprise par voie d’affichage ou par diffusion électronique (avec accord de l’employeur) ou selon les modalités du règlement intérieur (article L.2315-35 du Code du travail) lorsqu’il y en a un.
Par la suite et au vu de la valeur juridique des PV, il est primordial de les archiver sans limitation de durée. Cette mission d’archivage est en général à la charge du secrétaire du CSE.
Bon à savoir : Les PV précédents du CE et CHSCT doivent également être conservés pour les mêmes raisons que précédemment.
Recevez toute l'actualité juridique CSE !
Nos actualités
L'activité partielle : présentation et enjeux
Qu’est-ce que l’activité partielle ? Quelles entreprises peuvent y avoir recours et dans quelles situations ? Cet article vise à clarifier les conditions de recours à l'activité partielle, les impacts pour les salariés, ainsi que les différences entre les deux dispositifs.
Les critères d’ordre de licenciement
Lorsqu’il est annoncé un plan de sauvegarde de l’emploi, un ou plusieurs licenciements pour motif économique, l’employeur devra appliquer des critères d’ordre de licenciement. Derrière ces termes barbares, se cache une réalité : il est impératif d’effectuer un choix parmi les salariés de l’entreprise afin de déterminer lesquels seront effectivement concernés par un licenciement pour motif économique.
Mieux comprendre le « licenciement pour motif économique » : le motif économique, c’est quoi ?
Vous vous interrogez sur ce qu'est le licenciement pour motif économique ? Comprendre ses causes et ses implications est essentiel pour mieux appréhender vos droits. Dans cet article, nous décryptons pour vous ce qu’est réellement un « motif économique » et les situations qui peuvent y mener !
L’évaluation des risques professionnels : rôle du CSE et du CSSCT
Bien que l’évaluation des risques professionnels soit une responsabilité légale de l’employeur, le CSE ou la CSSCT doivent être inclus dans cette démarche à diverses occasions.
● Qu’est-ce que l’évaluation des risques professionnels ?
● Quel est le rôle du CSE et de la CSSCT dans la prévention des risques professionnels ?
Le délit d'entrave
Le Code du travail prévoit que le fait d’entraver la constitution du CSE ou son fonctionnement régulier constitue un délit (article L. 2317-1 du Code du travail). En effet, les élus du comité social et économique invoquent souvent le délit d’entrave face à certains agissements de l’employeur ou de salariés. Qu’est-ce que le délit d’entrave ? Comment le caractériser ? Quelles sont les sanctions encourues ?
