Le PV de réunion CSE : mode d'emploi

Après chaque réunion CSE, un PV doit être rédigé afin de retranscrire les échanges qui ont eu lieu. Dans cet article, nous répondons à toutes ces questions et vous offrons des conseils pratiques pour réaliser des PV de réunion CSE de qualité.

30 mai 2024

Après chaque réunion du CSE, il est essentiel de rédiger un procès-verbal pour consigner les échanges qui ont eu lieu lors de cette dernière. Mais que doit inclure le procès-verbal du CSE ? Qui est chargé de sa rédaction ? Est-il possible d'enregistrer les réunions du CSE ? Comment garantir la confidentialité des discussions ? Quels sont les délais pour la diffusion du PV ?

Qu’est-ce qu’un PV de réunion CSE ?

Un PV de réunion CSE est un document officiel qui a pour but de consigner les décisions prises lors d’une réunion CSE. Il peut contenir la retranscription de l’ensemble des échanges verbaux des participants.

Le PV de réunion CSE a une valeur juridique. Il va permettre ainsi de conserver, en archive, les décisions du CSE.

Quelle différence entre un compte-rendu et un PV de réunion CSE ?

Souvent confondus, le PV et le compte-rendu possèdent une différence majeure : la valeur juridique.

En effet, comme vu précédemment, le PV possède une valeur juridique, alors que le compte-rendu n’en possède aucune.

Le compte-rendu se présente sous la forme d’une synthèse de la réunion. Il peut être rédigé par n’importe quelle personne et sa rédaction est relativement simple.

Il contient généralement les informations suivantes :

Le nom du rédacteur.
La date et l’heure de la réunion.
Les destinataires du compte-rendu.
Le nom des participants et leurs fonctions.
Le sujet de la réunion et son contexte.
Un résumé des points clés.
La conclusion et le résultat final de la réunion.

Certains élus utilisent le compte-rendu de réunion pour communiquer avec les salariés grâce à sa plus grande facilité de lecture et sa longueur réduite.

Le PV de réunion CSE est-il obligatoire ?

Le procès-verbal de réunion du CSE est obligatoire dans toutes les entreprises de plus de 50 salariés.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, sa rédaction reste facultative sauf en cas de convention ou d’accord applicable dans l’entreprise contenant une information contraire.

Le PV de réunion SSCT est-il obligatoire ?

Non, la rédaction d’un PV de réunion de commission santé, sécurité et conditions de travail n’est pas obligatoire.

Cependant, il est fortement recommandé d’en rédiger un.

En effet, le PV peut avoir plusieurs utilités :

En cas de litige, le PV peut faire office de preuve en retranscrivant les débats et sujets abordés.
En cas d’accident, il peut prouver que les élus de la CSSCT ont alerté l’employeur.
Idem en cas de discrimination, de harcèlement, d’alerte, etc.
De preuves sur les déclarations et engagements que l’employeur a pris dans le cadre de l’amélioration des conditions de travail ou en termes de sécurité.

Qui rédige le procès-verbal de réunion CSE ?

Selon l’article L.2315-34 du Code du travail, le secrétaire du CSE est le seul responsable de la rédaction du PV du CSE. C'est-à-dire qu’il doit rédiger ou contrôler sa rédaction dans le cas d’une délégation à un prestataire extérieur.

Cependant, en cas d’absence, il peut être rédigé par un secrétaire de séance qui sera désigné (son suppléant ou un autre titulaire).

Attention

Il est formellement interdit à l’employeur de se substituer au secrétaire afin de rédiger le PV. Il ne peut pas non plus imposer au secrétaire de vérifier et de modifier le PV avant sa diffusion.

De plus, la jurisprudence (Cass. crim., 1er décembre 1987, n°85-96.612) indique que l’employeur ne peut pas faire rédiger sous son contrôle, le procès-verbal par une personne étrangère au comité.

Ces faits étant considérés comme un délit d’entrave au fonctionnement du CSE.

Que se passe-t-il lorsque le secrétaire ne rédige pas le procès-verbal de réunions CSE ?

Si le secrétaire refuse de rédiger le PV de réunion ou s’il en retarde sa rédaction, il commet un délit d’entrave. Il peut alors être passible d’une amende de 7 500 euros.

Quel est le délai de rédaction d’un PV de réunion CSE ?

Le délai de rédaction du PV est prévu par accord d’entreprise ou par accord entre l’employeur et le CSE.

À défaut d’accord, le secrétaire dispose d’un délai de 15 jours pour finaliser la rédaction du PV.

Bon à savoir
Si la prochaine réunion doit avoir lieu avant la fin du délai de rédaction, alors le compte-rendu doit être transmis avant la date de celle-ci.

Cependant, ce délai en modifié dans certains cas, ainsi il est de :

3 jours en cas de projet de licenciement économique collectif ou de restructuration.
1 jour en cas de liquidation ou de redressement judiciaire.

La rédaction du PV par le secrétaire est effectuée sur son temps de délégation.

Quelles informations doit contenir le PV de réunion CSE ?

Le Code du travail ne prévoit pas le contenu précis du PV de réunion CSE. L’article L.2315-34 du Code du travail indique seulement qu’il doit contenir les délibérations et les déclarations du comité social et économique.

De fait, il est possible de définir par accord le contenu du PV.

En l’absence d’accord, selon l’article D.2315-26 du Code du travail, le procès-verbal doit contenir « au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l'employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion ».

En règle générale, on y retrouve (liste non exhaustive) :

La date, l’heure de début et de fin de la réunion.
D’éventuelles suspensions de séance.
Les noms et qualités des participants.
Les noms et qualités des absents.
L’ordre du jour de la réunion.
L’approbation du PV de la réunion précédente.
La transcription des échanges et débats sur les points à l’ordre du jour.
Les propositions des élus du CSE.
Les informations ou réponses apportées par l’employeur aux propositions faites lors des réunions précédentes.
Un résumé des délibérations.
Les résultats des votes.
Les décisions adoptées.
La date de la prochaine réunion.
Etc.

Attention

Le procès-verbal ne doit pas contenir :
- Des propos diffamatoires ou injurieux.
- Des informations présentées comme confidentielles par l’employeur (s’il doit être diffusé).
- De renseignements d’ordre privé.

S’il considère que le PV ne respecte pas ces interdictions, alors l’employeur peut solliciter auprès du juge l’interdiction de la diffusion ou de l’affichage de ce dernier. Cependant, la jurisprudence (Cass. Soc. 16 février 2022, n°20-14416) indique que le respect de la vie privée d’un salarié n’est pas, en lui-même, un obstacle à l’affichage du PV, dès lors que :
Celui-ci est indispensable à la défense du droit et à la protection de la santé et de la sécurité des salariés.
L'atteinte portée à la vie personnelle est proportionnée au but poursuivi.

Bon à savoir

Le Code du travail ne demande pas la présence de signature sur le PV. Néanmoins, celle du secrétaire peut être utile afin de confirmer que c’est bien lui qui l’a écrit ou vérifié et attester de sa responsabilité.

Sous quelle forme doit se présenter le PV de réunion CSE ?

Comme vu précédemment, sans indications dans la loi, les élus et le secrétaire vont devoir effectuer certains choix lorsqu’il s’agit du PV de réunions CSE.

Le PV doit-il être exhaustif ou synthétique ?

Un PV exhaustif reprend l’intégralité des débats mot à mot.

Un PV synthétique, lui, va en proposer une version condensée, qui va retranscrire l'essentiel des échanges et des décisions prises.

Avantages et inconvénients du PV exhaustif

Le principal avantage du PV exhaustif est sa facilité de rédaction. De plus, il empêche toute accusation de prise de partie du secrétaire.

Son principal inconvénient est que le PV qui en résulte n’est pas forcément très facile à lire, et peut vite être peu compréhensible.

Avantages et inconvénients du PV synthétique

Les avantages des PV synthétiques sont qu’ils sont faciles à lire et plus rapides à écrire.

Son principal inconvénient est que, par définition, il ne reprend pas la totalité des échanges. En effet, le PV de réunion CSE a une valeur juridique et fait foi en cas de litige. Il est donc extrêmement important qu’il contienne toutes les informations pertinentes.

Pour cela, il est également possible de mêler les 2 formes d’écriture, soit un PV exhaustif pour certains sujets et une rédaction plus synthétique pour d’autres. La rédaction devant être adaptée en fonction des sujets traités.

Par exemple, il peut être judicieux de détailler un ordre du jour contenant des sujets sensibles ou traitant de sujets avec de nombreuses données chiffrées ou encore si celui-ci doit être transmis à l’inspection du travail. Alors que des sujets ne présentant pas de problématiques particulières peuvent être traités de manière plus synthétique.

Des aides à la rédaction du PV pour le secrétaire

Comme vu précédemment, la rédaction du PV de réunion peut être complexe et nécessiter beaucoup de temps. Pour faciliter cette tâche, des solutions existent.

La possibilité d’enregistrer les réunions CSE

Selon l’article D.2315-27 du Code du travail, il est possible d’enregistrer la réunion ou de la sténographier.

Dans le cas où les délibérations portent sur des informations confidentielles, l’employeur peut demander l’arrêt de l’enregistrement.

Attention

Les enregistrements contrairement aux PV n’ont aucune valeur juridique en cas de contentieux.

De plus, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés et la jurisprudence (CA Paris, 20 octobre 1987, n°86-19.143) précisent que les enregistrements doivent être détruits une fois le procès-verbal validé.

La sous-traitance des PV de réunion du CSE

Lorsque la rédaction du PV de réunion CSE s’avère trop chronophage et/ou que les élus veulent être sûrs que leur PV soit en conformité avec la loi, il leur est possible de recourir à un prestataire extérieur.

Celui-ci peut s’occuper de la retranscription des échanges à partir d'enregistrements ou encore assister aux réunions et prendre des notes. En effet, le prestataire est soumis à la même obligation de discrétion que les autres membres du CSE.

Bon à savoir

Lorsque cette décision est prise par le CSE, alors l’employeur ne peut pas s’y opposer.

Pour pouvoir faire appel à un prestataire, il faut que :

Cette possibilité soit prévue dans le règlement intérieur du CSE.
Cette décision soit confirmée en réunion plénière par un vote à la majorité auquel l’employeur ne participe pas.
Les frais soient imputés sur le budget de fonctionnement du CSE, sauf si la décision vient de l’employeur.

Attention

Peu importe le type de prestation que les élus choisissent dans le cadre d’une sous-traitance de PV de réunion, il est important de se rappeler que le PV reste de la responsabilité du secrétaire.

Bon à savoir

Le service de prestation de rédaction de Céliade vous permet ainsi de :

- Disposer d’un PV complet et correct selon le format de votre choix.
- Recevoir rapidement vos PV de réunion.
- Garantir la confidentialité des propos.
- Bénéficier d’un complément juridique.

L'approbation du PV : une étape essentielle

Une fois rédigé, le PV de réunion CSE doit être approuvé par le CSE et l’employeur lors de la réunion suivante selon les modalités prévues dans l’accord.

En général, son approbation est le premier point à l’ordre du jour et permet à chacun de faire des propositions de modifications, d’ajouts ou des observations. En revanche, il n’y a aucun droit de véto ni d’un autre élu, ni de l’employeur.

À quoi sert l’approbation du PV ?

L’approbation du procès-verbal permet :

Sa diffusion dans l’entreprise.
D’être opposable juridiquement (le PV devient un élément de preuve en cas de litige).

Que faire en cas de désaccord sur l’approbation du PV ?

Si le PV n’est pas approuvé en l’état par la majorité, alors des modifications doivent être proposées au secrétaire. S’il les accepte, celui-ci modifiera alors en conséquence le PV et le soumettra de nouveau à approbation.

Dans le cas où un désaccord se présente (le PV présente des absences d’éléments importants, il ne retranscrit pas fidèlement les débats, etc.) et qu’aucun accord n’est trouvé, alors il est possible de s’adresser au tribunal judiciaire.

À qui le PV de réunion CSE est-il transmis ?

Selon l’article L.2315-33 du Code du travail, une fois approuvé, le PV de réunion CSE peut, si les élus le décident, être transmis à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS).

De plus, certains PV doivent obligatoirement être transmis ou mis à disposition de l’inspecteur du travail. Il s’agit notamment des PV portant sur :

Un projet de licenciement économique collectif.
Un projet de licenciement de salarié protégé.
Pour les entreprises de plus de 300 salariés, des informations du bilan social.
Etc.

La diffusion du PV aux salariés

Après adoption, le PV peut être affiché dans l’entreprise par le secrétaire. Il peut également être diffusé sur l’intranet de l’entreprise ou sur le site internet du CSE (à condition que l’employeur ait donné son accord).

Dans le cas où l’entreprise possède un règlement intérieur du CSE, celui-ci peut contenir les modalités d’affichage et de diffusion du PV.

L’archivage des procès-verbaux de réunions CSE

Du fait de leur valeur juridique, il est très important de conserver les PV de réunions CSE sans limitation de durée.

Bon à savoir

Bien qu’il n’y ait pas de règle, cet archivage est en général effectué par le secrétaire du CSE.

Le PV de réunion CSE est donc un document primordial de par sa valeur juridique. Il est donc important que chaque secrétaire en maîtrise la rédaction et le contenu qui sont de sa responsabilité. En cas de difficultés, n’hésitez pas à vous tourner vers notre solution de retranscription de PV de réunion CSE qui saura vous aider pour cette tâche difficile et chronophage.

Le procès-verbal du CSE doit-il être nominatif ?

Lors de la retranscription des réunions, il est possible de citer les noms des intervenants, ou bien d’utiliser une dénomination plus générale telle que « élus », « direction ».

Dans les faits, le choix de la dénomination utilisée va dépendre du contexte de l’entreprise (taille, problématique, nombre d’élus, etc.).

C’est ainsi, que dans les entreprises où tous les salariés ne se connaissent pas, il est plus facile pour la future lecture d’utiliser les « élus » ou la « direction ».

De même, les termes généralistes mettent en avant une idée d’unité des élus qui peut être utile dans le cadre de la communication du CSE.

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