Contrôle URSSAF
Un contrôle URSSAF : pourquoi ?
Les contributions et cotisations sociales qui visent à garantir le financement du système de protection sociale (retraites, chômage, indemnités maladies, etc.) sont calculées et déclarées par les entreprises, puis collectées par les URSSAF.
Ces dernières sont également chargées de s’assurer de l’exactitude des déclarations et du respect de la législation.
Ainsi, tous les employeurs peuvent faire l’objet d’un contrôle. Bien souvent, lorsqu’une entreprise est contrôlée, le CSE l’est aussi, mais ce n’est pas toujours le cas !
Il faut rappeler que par principe, toutes les sommes et avantages octroyés aux salariés à l’occasion du travail sont des éléments de rémunérations brute, devant être soumis aux charges sociales (cf. CSS, art. L. 136-1-1 et L. 242-1).
Les activités sociales et culturelles du CSE ne font pas exception : elles s’inscrivent dans cette définition d’éléments de rémunération et sont incluses dans l’assiette des charges sociales (Cass. 2e civ., 9 févr. 2006 n°04-30.549).
Il existe toutefois une multitude d’exceptions (légales, jurisprudentielles, ou administratives) permettant de bénéficier d’exonérations, sous réserve de conditions.
Bon à savoir : Il n’existe aucune liste limitative des activités sociales et culturelles.
Les sources des exonérations étant diverses et variées les CSE peuvent se référer au site internet de l’URSSAF, ainsi qu’au Guide URSSAF à destination des CSE pour mettre en place leur politique ASC en se prémunissant de tout risque.
En cas de doute sur la mise en place d’une œuvre sociale, et sur son assujettissement ou non, n’hésitez pas à contacter l’URSSAF pour obtenir des conseils.
Il peut être opportun de recourir à la procédure du rescrit social, qui consiste à demander à l’URSSAF de se prononcer explicitement sur l’application de la règlementation à une situation précise. La décision lie l’URSSAF par la suite, sauf en cas de changement de législation ou de situation de fait (CSS., art. L243-6-3).
Comment se déroule le contrôle ?
Le contrôle débute par l’envoi d’un avis de passage. Celui-ci est envoyé au moins 30 jours avant. L’employeur doit alors en informer le CSE.
En pratique, le jour J, les agents de contrôle se déplacent dans les locaux de l’entreprise. Le contrôle sur pièce, dans les locaux de l’URSSAF, ne concerne que les petites entreprises et les travailleurs indépendants.
A titre indicatif, un contrôle peut durer plusieurs mois !
Si le CSE est contrôlé, l’agent pourra demander à rencontrer les membres du CSE pour les interroger sur les pratiques du comité en matière d’ASC.
Bien souvent, le règlement intérieur du CSE désigne le trésorier et/ou le secrétaire comme représentants du CSE vis-à-vis de l’URSSAF. Ils auront pour rôle de préparer le contrôle URSSAF.
S’il n’existe pas de liste de documents qui doivent être communiqués dans ce cadre, de manière générale, l’agent demandera souvent d’accéder :
Aux pièces comptables,
Au catalogue des avantages mis en place,
A l’éventuelle charte des activités sociales,
Aux PV de réunion CSE,
Aux justificatifs recolletés par le CSE (attestation sur l’honneur, certificat de naissance, certificat de mariage, justificatifs d’abonnements sportifs, etc.)
Le contrôle porte sur l’année en cours et les 3 années qui précèdent. Le comité doit donc être vigilant et bien conserver les documents et justificatifs concernant les activités sociales et culturelles.
L’URSSAF contrôle-t-elle l’utilisation des budgets ?
Selon une idée répandue, l’URSSAF serait compétente pour contrôler le respect du principe de dualité des budgets.
Ce n’est pas l’objet du contrôle ! L’agent regarde l’ensemble des dépenses du CSE et vérifie que les prestations versées respectent les règles d’exonération. Il importe peu pour l’URSSAF que la prestation ait été financée via le budget des activités sociales et culturelles ou via le budget de fonctionnement.
C’est la raison pour laquelle il faut être vigilant avec les goodies de communication. Bien souvent, ces cadeaux sont financés en partie par le budget de fonctionnement car estampillés d’un logo du CSE.
S’il s’agit d’un cas de mauvaise utilisation du budget de fonctionnement, pouvant même constituer un délit d’entrave, cette pratique ne peut pas être sanctionnée par l’URSSAF.
En revanche, puisqu’il s’agit de cadeaux, le risque est celui du redressement. Pour rappel, ces goodies, les cadeaux en nature et les bons d’achats ne doivent pas excéder un certain plafond sur l’année et par bénéficiaire (Pour en savoir plus sur le sujet) .
Quelles sont les suites du contrôle ?
A l’issue du contrôle, l’entreprise se voit adresser une lettre d’observation qui récapitule la procédure et fait des constatations de l’agent de contrôle. Le contrôleur peut valider les pratiques, émettre des réserves, voire redresser.
Il est tout à fait possible que à la suite de ses investigations, l’agent de contrôle ne trouve rien à redire sur les pratiques du comité social et économique !
Les réserves sont des observations pour l’avenir : le cotisant doit modifier ses pratiques, mais n’est pas sanctionné. Lorsqu’il y a redressement, la lettre d’observation indique les remarques faites lors du contrôle, le montant des assiettes, des redressements envisagés et leur mode de calcul.
Après réception de la lettre d’observation, l’entreprise dispose d’un délai initial de 30 jours pour émettre des remarques (voire 30 jours supplémentaires dans certaines situations). L'agent chargé du contrôle est alors tenu d’y répondre.
L’employeur étant responsable de la déclaration et du paiement des cotisations sociales, ce dernier répond à la lettre d’observation. Toutefois, il est recommandé d’associer le CSE a cette procédure en lui communiquant les pages de la lettre d’observations sur les points qui le concernent.
A l’issue de ces délais, et après réponse de l’agent si nécessaire, l’entreprise reçoit une décision de l’URSSAF réitérant ses réserves ou mettant en demeure l’entreprise de payer.
Vous souhaitez en savoir plus ?
C'est par ICIQui supporte la charge du redressement ?
Si le redressement porte sur un des avantages octroyés par le CSE, c’est en principe à l’employeur de supporter ce coût. En effet, l’entreprise reste le cotisant et à ce titre, c’est elle qui est redressée, non le CSE.
Toutefois, dans les faits, à partir du moment où les avantages visés par le redressement ont été consentis par le CSE à sa seule initiative, en dehors de toute intervention de l’employeur, ce dernier peut en demander le remboursement au comité (Cass., Soc., 11 mai 1988, n°85-18.557 ; Cass., Soc., 13 mai 1993, n°91-14.362).
Précisions que dans un premier temps, un remboursement à l’amiable des sommes peut être envisagé, avec l’accord du CSE : qu’il s’agisse d’opérer une compensation sur la contribution de l’année N+1 ou un remboursement direct.
L’employeur peut également appeler en garantie le CSE dans le cadre d’une contestation du redressement, ou engager une action en remboursement devant le tribunal judiciaire.
Quelle valeur d’un accord tacite de l’URSSAF ?
Selon une idée reçue, on ne pourrait pas être redressé sur une pratique validée par l’URSSAF lors d’un précédent contrôle. En réalité, cela nécessite la réunion de 3 conditions cumulatives.
Un accord tacite de l’URSSAF est caractérisé lorsque (Cass. Soc. 22 septembre 2022, n° 21-11.277):
Le précédant contrôle n’a donné lieu à aucune observation,
L’agent de contrôle a eu l’occasion de se prononcer en toute connaissance de cause,
Les circonstances de droit et de fait son inchangées entre les deux contrôles.
Une décision implicite, résultant de l’absence d’observations formulées à propos d’une situation au cours d’un contrôle Urssaf, ne peut faire échec à un redressement résultant d’un contrôle ultérieur que si la situation du cotisant est identique !
Il vous appartient d'apporter la preuve de cet accord tacite. Il peut s’agir par exemple, de la liste des documents consultés figurant dans la lettre d’observations du contrôle précédent.
Dans tous les cas, si l’accord tacite est caractérisé, ces pratiques peuvent néanmoins donner lieu à des observations pour l'avenir auxquelles le CSE devra ensuite se conformer.
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