Le rôle du trésorier dans la transparence des finances du CSE

Pourquoi la transparence financière est-elle cruciale pour le CSE ?

La transparence financière est cruciale pour le CSE pour plusieurs raisons.

Tout d’abord, l’article L.2315-23 du Code du travail précise que dans les entreprises possédant au moins 50 salariés, le CSE est doté de la personnalité morale ou personnalité civile. Cela signifie que le CSE dispose et gère un patrimoine, qu’il peut signer des contrats et engager des actions en justice en son nom propre.

Mais cela signifie également que le CSE est donc amené à engager sa responsabilité contractuelle, civile ou pénale. De plus, s’ajoute à celle-ci, la responsabilité de ses membres qui vise particulièrement le trésorier (et le secrétaire) de par leurs fonctions.

Enfin, une transparence financière permet de conforter une relation de confiance entre les élus et les salariés qui est nécessaire à la réalisation des missions du comité.

Établissement des budgets prévisionnels 

Le budget prévisionnel est basé sur l’estimation des dépenses et des recettes pour l’année suivante. Il a pour but d’anticiper les résultats à venir, l’équilibre financier et le niveau de la trésorerie. Il est en général établi par le trésorier.

Si nécessaire, le budget prévisionnel des comptes ASC et AEP peut être réactualisé une ou plusieurs fois pendant l’exercice.

Budget prévisionnel de fonctionnement

Pour construire le budget prévisionnel de fonctionnement, le trésorier peut se baser sur le budget réel de l’année actuelle. En effet, en règle générale, celui-ci varie peu d’une année sur l’autre. Pour plus de précision, il est toujours possible de demander à l’employeur une estimation du budget de fonctionnement pour l’exercice suivant. 

Budget prévisionnel des œuvres sociales et culturelles (ASC)

Pour établir le budget prévisionnel des ASC, le trésorier et les élus vont devoir respecter plusieurs étapes.

• Déterminer les priorités du CSE, pour cela les élus vont devoir se questionner sur des choix tels que les activités de cohésion / l'augmentation du pouvoir d’achat des salariés, etc.
• Évaluer le montant des recettes CSE.
• Évaluer le montant des dépenses.
• Synthétiser ces informations dans un tableau pour plus de clarté.

Obligations légales du trésorier pour assurer la transparence financière

Présentation des comptes annuels

Format et contenu des rapports financiers

Les obligations comptables des CSE varient en fonction de la taille du comité, c’est cette variable qui va induire le contenu des documents financiers que devra présenter le trésorier du CSE.

Contenu des rapports financiers des petits CSE

Les petits CSE ont des ressources inférieures à 153 000 € et doivent tenir une comptabilité ultra-simplifiée.

C'est-à-dire que le trésorier peut, s’il le souhaite, tenir simplement un livre retraçant chronologiquement le montant et l’origine de ses dépenses, ainsi que les recettes qu’il perçoit.

De plus, il doit établir un état annuel des recettes et des dépenses et une synthèse reprenant l’état de son patrimoine et de ses engagements en cours (emprunts, dettes, billetterie, etc.).

Contenu et rapports financiers des CSE des grands CSE

Les grands CSE sont ceux qui dépassent 2 des 3 seuils précédents .

Ils doivent établir des comptes annuels consolidés qu’ils doivent faire certifier par un ou plusieurs commissaires aux comptes différents de celui de l’entreprise. Celui-ci sera également rémunéré avec le budget de fonctionnement (article L.2315-67 du Code du travail).

De plus, ils possèdent une commission des marchés.

Contenu du rapport d’activité et de gestion

Le rapport annuel d’activité et de gestion contient :

• L’organisation du comité.
• L’utilisation du budget ASC.
• L’utilisation du budget AEP.
• Les comptes du comité.
• Les transactions significatives.
• Le patrimoine et les engagements.

Communication avec les membres élus et salariés

Généralement établi par le trésorier, c’est principalement le rapport d’activité et de gestion financière qui permet de communiquer sur les comptes du CSE auprès des membres élus et des salariés.

En effet, l’article L.2315-69 du Code du travail dispose que « le comité social et économique établit, selon des modalités prévues par son règlement intérieur, un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière, de nature à éclairer l'analyse des comptes par les membres élus du comité et les salariés de l'entreprise. »

Ainsi, le rapport annuel d’activité et de gestion est présenté aux membres élus du CSE, en réunion plénière, lors de la réunion d’approbation des comptes annuels. De plus, il doit être porté à la connaissance des salariés.

Audit des comptes du CSE

Recours à des experts-comptables

Recourir à un expert-comptable indépendant va permettre aux élus de sécuriser et potentiellement d’améliorer le fonctionnement du CSE, et de recevoir un avis sur les comptes établis par le CSE.

Pour cela, l’expert-comptable va :

• Faire un état des lieux du CSE et de son environnement.
• Examiner les différentes procédures.
• Évaluer les dispositifs et comptes existants.
• Mettre en évidence les faiblesses, anomalies et points forts existants.
• Transmettre des recommandations.

Fréquence et portée des audits

Plusieurs périodes sont propices à la réalisation d’un audit.

Après la désignation du bureau

L’intérêt est ici de pouvoir analyser ce qui a été fait antérieurement afin d’avoir un point de départ clair au moment de la prise de fonction du nouveau trésorier. De plus, cela lui permettra de ne pas avoir à supporter les responsabilités d’erreurs passées.

À la fin du mandat de trésorier au CSE

Dans certaines situations tendues de fin de mandat, le trésorier sortant peut avoir besoin de démontrer une bonne gestion de ses comptes durant le mandat qui s’achève. Cela pourra éventuellement le prémunir d’éventuelles campagnes de désinformation du bureau entrant ou d’actions en justice.

Ponctuellement en cours de mandat, un audit par des experts-comptables permet de, par exemple :

• Vérifier que le CSE est bien à jour des nouveautés réglementaires potentielles.
• Recevoir des axes d’amélioration (contrôle interne, etc.).
• Obtenir des recommandations sur la tenue et la présentation des comptes du CSE.
• Lever les doutes sur de potentielles problématiques URSSAF liées aux activités sociales et culturelles.

Outils et méthodes pour garantir une transparence financière optimale

Afin de garantir une transparence financière optimale, le trésorier et par extension le CSE peuvent utiliser plusieurs moyens.

Utilisation de logiciels de gestion comptable dédiés au CSE

L’utilisation d’un logiciel de gestion comptable apporte de nombreux avantages aux élus et en particulier au trésorier, en effet il va permettre de :

Mise en place de procédures de contrôle interne

Le contrôle interne du CSE désigne l’ensemble des systèmes de contrôle que le comité peut mettre en place pour :

• Prévenir et réduire le risque d’erreurs.
• Vérifier que les procédures existantes sont bien appliquées.
• S’assurer de la fiabilité des informations financières émises.

Pour la mise en place d’un contrôle interne efficace, l’une des bases est sans doute de nommer deux élus différents pour les fonctions de secrétaire et de trésorier. De fait, de par leur mission, ce binôme pourra vérifier de manière impartiale les actions financières de l’autre et le respect des règles mises en place par l’ensemble de la délégation.