La procédure disciplinaire
Sanctionner un salarié qui ne respecte pas les règles fixées par l’employeur relève du pouvoir disciplinaire de ce dernier. Néanmoins, un employeur ne peut pas sanctionner un salarié à sa guise. Il doit respecter une procédure particulière codifiée dans le Code du travail, la procédure disciplinaire.
Cette dernière se compose de différentes étapes et est encadrée par plusieurs délais (visant à protéger le salarié contre les sanctions arbitraires).
Le règlement intérieur de l’entreprise doit prévoir une liste des sanctions qu’il est possible d’appliquer à un salarié. C’est ce qu’on appelle « l’échelle des sanctions ». Cette liste est importante car un employeur ne pourra pas appliquer à un salarié une sanction non mentionnée dans le règlement intérieur (sauf pour le licenciement) !
D’abord, la convocation à entretien préalable,
La première étape de la procédure disciplinaire, pour les sanctions qui nécessitent un entretien préalable, est la convocation à entretien préalable (article L 1332-2 du Code du travail).
Certaines sanctions, dites « légères » ou « mineures » ne nécessitent pas d’entretien préalable. Les sanctions légères sont celles qui n’ont pas d’impact immédiat sur le contrat de travail. C’est le cas, par exemple, du rappel à l’ordre ou de l’avertissement. Elles doivent néanmoins être notifiées au salarié pour l’informer des faits qui lui sont reprochés.
La convocation à entretien doit être rédigée scrupuleusement : elle précise l’objet, la date, l’heure et le lieu de l’entretien. L’employeur doit également préciser la possibilité, pour le salarié, de se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise (article R 1332-1 du Code du travail). La convocation ne précise pas les motifs reprochés au salarié.
Si la sanction envisagée est le licenciement, la convocation doit le préciser (à défaut, la sanction ne pourra pas être le licenciement).
Ensuite, l’entretien préalable,
L’entretien ne peut pas avoir lieu moins de 5 jours ouvrables après la réception de la convocation. Il a pour objet d’exposer au salarié les motifs de la sanction envisagée et de recueillir ses explications. A ce stade, aucune décision n’est officiellement encore prise, il s’agit d’une discussion et d’une explication entre les parties permettant au salarié de s’exprimer.
Quel est le rôle de l’accompagnateur ?
La personne que le salarié a sollicitée pour l’accompagner à l’entretien disciplinaire détient un rôle important. Précisons, en premier lieu, que cette personne n’est pas là pour parler en lieu et place du salarié ! En revanche, elle peut demander au salarié le « type » de soutien dont il a besoin. Par exemple, si le salarié est très affecté et a du mal à s’exprimer, un soutien « émotionnel » en l’aidant à formuler ses propos ou bien une simple présence en tant que témoin des échanges. L’employeur n’a pas le droit de demander à l’accompagnateur de se taire, ce dernier a tout à fait le droit de prendre la parole.
L’accompagnateur peut également rédiger un compte-rendu de l’entretien et le proposer, à la fin, à la signature de l’employeur (qui, la plupart du temps, refusera de signer).
Il est également garant du respect de la procédure disciplinaire qu’il doit connaître sur le bout des doigts ! Par exemple, si l’employeur mentionne, lors de l’entretien, des faits fautifs commis par le salarié mais prescrits, il est dans son rôle de rappeler à l’employeur cette prescription. De même, si l’employeur mentionne des faits pour lesquels le salarié a d’ores et déjà été sanctionné, il est dans son droit de lui rappeler le principe de non bis in idem selon lequel on ne peut sanctionner deux fois un salarié pour les mêmes faits.
La plupart du temps, le salarié demande à un élu du CSE de l’accompagner lors de l’entretien préalable. Toutefois, ceci n’est pas une obligation et n’importe quel salarié peut accompagner le salarié à son entretien.
Le nombre de personnes présentes lors de l’entretien doit être le même pour chaque partie : il ne peut y avoir moins de personne représentant le salarié que de personnes représentant l’employeur (l’inverse est néanmoins possible). Par exemple, l’entretien ne peut se dérouler si l’employeur est accompagné de deux représentants alors que le salarié est seul.
Si le salarié ne se présente pas à l’entretien, l’employeur peut tout à fait poursuivre la procédure disciplinaire. Il est donc possible de licencier un salarié qui ne s’est pas présenté à son entretien préalable.
Attention, si la convocation a été envoyée par lettre recommandée et que le salarié n’est pas allé chercher sa lettre, c’est la date de présentation de la lettre recommandée qui est considérée comme le point de départ du délai de 5 jours ouvrables. Un salarié ne peut donc pas dire qu’il n’a pas reçu sa convocation pour invoquer un non-respect de la procédure disciplinaire de la part de l’employeur. D'autres interrogations à ce sujet ? Formez-vous sur les bases du droit du travail !
En savoir plusEnfin, la notification de la sanction
La notification de sanction ne peut intervenir moins de 2 jours ouvrables après le jour de l’entretien ni plus d’un mois après.
La sanction fait l’objet d’une décision écrite et motivée.
La notification de licenciement doit donc obligatoirement énoncer le motif du licenciement (article L 1232-1 du Code du travail).
Dans les 15 jours qui suivent la notification du licenciement, le motif énoncé dans la lettre peut être précisé à l’initiative de l’employeur ou sur demande du salarié.
Précisons que l’employeur n’est pas obligé de sanctionner un salarié d’une sanction « mineure », comme un avertissement, si les faits fautifs justifient de suite une sanction lourde. Il est donc possible de licencier un salarié sans que ce dernier n’ait reçu, préalablement, d’avertissement. La sanction doit être proportionnée à la faute commise.
Enfin, l’employeur dispose de 2 mois à compter de sa connaissance des faits fautifs pour sanctionner un salarié. Au-delà, les faits sont prescrits (article L 1332-4 du Code du travail).
Le non-respect de la procédure disciplinaire
Dans le cas du licenciement
Depuis 2017, le Code du travail limite à une indemnité ne pouvant pas excéder un mois de salaire, la sanction du non-respect de la procédure disciplinaire dans le cadre d’un licenciement disciplinaire : il s’agit alors d’un licenciement dit irrégulier.
Lorsque le licenciement a une cause réelle et sérieuse, l’indemnité d’irrégularité est versée. Lorsque le licenciement n’a pas de cause réelle et sérieuse, seule l’indemnité de licenciement injustifié est versée (il n’y a pas de cumul entre l’indemnité d’irrégularité et l’indemnité pour licenciement injustifié).
L’indemnisation diffère donc si le licenciement est sans cause réelle et sérieuse ou non.
L’irrégularité de la procédure ne suffit pas à annuler le licenciement justifié (le licenciement peut être irrégulier mais avoir une cause réelle et sérieuse).
Dans le cas des sanctions autres que le licenciement
Le Conseil de prud’hommes peut annuler une sanction imposée au salarié sans respect de la procédure disciplinaire (article L 1333-2 du Code du travail). Cette annulation n’est toutefois pas automatique.
L’irrégularité commise dans le déroulement de la procédure disciplinaire peut être assimilée à la violation des droits de la défense et donc justifier l’annulation de la sanction. Toutefois, l’irrégularité n’entraîne pas nécessairement la nullité de la sanction (il faut qu’il y ait atteinte aux droits de la défense des salariés ou que l’irrégularité ait exercée une influence sur la décision finale de l’employeur).
Pensez à vérifier votre Convention collective qui peut prévoir des étapes supplémentaires à la procédure légale disciplinaire qui se cumulent.
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