Le système de géolocalisation des véhicules mis à la disposition des salariés
De plus en plus fréquemment, les entreprises mettent en place des dispositifs de géolocalisation sur les véhicules mis à disposition des salariés. Ces dispositifs connaissent de nombreux avantages : assurer la sécurité des salariés et des biens transportés, optimiser les délais de livraison, ou encore assurer le suivi du temps de travail.
Mais par définition, la géolocalisation constitue une atteinte aux libertés individuelles et à la vie privée du salarié. Ainsi, sa mise en place doit toujours être nécessaire au vu du travail effectué par le salarié et être limitée par un principe de proportionnalité !
Les motifs de recours à un dispositif de géolocalisation des véhicules :
La CNIL précise les cas de recours possible à un système de géolocalisation :
- Suivre, justifier et facturer une prestation de transport de personnes, de marchandises ou de services directement liée à l’utilisation du véhicule.
- Assurer la sécurité de l’employé, des marchandises ou des véhicules dont il a la charge, et notamment retrouver le véhicule en cas de vol (par exemple, avec un dispositif inerte activable à distance à compter du signalement du vol).
- Mieux allouer des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés
- Accessoirement, suivre le temps de travail, lorsque cela ne peut être réalisé par un autre moyen.
- Respecter une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés.
Contrôler le respect des règles d’utilisation du véhicule
Ainsi, il n’est pas possible de mettre en place un dispositif de géolocalisation des véhicules de l’entreprise pour un autre motif que ceux mentionnés ci-dessus. Par ailleurs, notez qu’installer un dispositif de géolocalisation pour contrôler la durée de travail des salariés fait l’objet d’un encadrement strict. Cela n’est possible que si c’est l’unique possibilité pour contrôler la durée de travail des salariés !
En dehors des cas permettant le recours à un tel dispositif, la CNIL vise des situations où il n’est pas possible d’y avoir recours. Ainsi, il n’est pas possible d’installer un dispositif de géolocalisation dans un véhicule mis à la disposition d’un employé pour contrôler le respect des limitations de vitesse ou pour contrôler en permanence l’employé.
En particulier, un tel dispositif ne peut pas être utilisé :
- Dans le véhicule d’un employé disposant d’une liberté dans l’organisation de ses déplacements (par exemple : VRP).
- Pour suivre les déplacements des représentants du personnel dans le cadre de leur mandat.
- Pour collecter la localisation en dehors du temps de travail (trajet domicile travail, temps de pause…) y compris pour lutter contre le vol ou vérifier le respect des conditions d’utilisation du véhicule.
- Pour calculer le temps de travail des employés alors qu’un autre dispositif existe déjà
Les obligations légales de l’employeur afin d’assurer la protection des données relevées :
La mise en place d’un dispositif de géolocalisation entraîne nécessairement une collecte de certaines données : nom, localisation ou encore présence effective des salariés.
Tout d’abord, l’employeur est garant du respect du RGPD dans le traitement des données collectées. A ce titre, certaines règles s’imposent à lui notamment concernant la durée de stockage des informations collectées ou encore sur l’accès à ces données.
Concernant la durée de stockage des informations collectées, les informations obtenues par la géolocalisation ne doivent pas être conservées plus de deux mois en principe.
Toutefois, elles peuvent être conservées un an lorsqu’elles sont utilisées pour optimiser les tournées ou à des fins de preuve des interventions effectuées, lorsqu’il n’est pas possible de rapporter cette preuve par un autre moyen.
Également, elles peuvent être conservées cinq ans lorsqu’elles sont utilisées pour le suivi du temps de travail.
Concernant l’accès aux données collectées par le dispositif de géolocalisation, cet accès doit être limité au personnel habilité des services concernés, à l’employeur et au personnel habilité d’un client ou donneur d’ordre auprès duquel une prestation est justifiée.
Pour éviter notamment que des personnes non autorisées accèdent aux informations du dispositif, il est impératif de prendre des mesures de sécurité. Par exemple, l’accès au dispositif de suivi en temps réel sur un site internet doit se faire avec un identifiant et un mot de passe. Il faut également impérativement prévoir :
- Une politique d’habilitation
- Une sécurisation des échanges
- Une journalisation des accès aux données et des opérations effectuées
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CLIQUEZ ICILes salariés peuvent-il s’opposer à la mise en place d’un dispositif de géolocalisation ?
Les employés peuvent s’opposer à l’installation d’un dispositif de géolocalisation dans leur véhicule professionnel, dès lors que ce dispositif ne respecte pas les conditions légales posées par la CNIL ou d’autres textes. En dehors de cette possibilité, ils ne peuvent pas refuser. L’installation d’un tel dispositif relève du pouvoir de direction de l’employeur.
Attention, l’employeur doit obligatoirement informer les salariés concernés de la mise en place d’un tel système (à ce titre, le RGPD prévoit un certain nombre d’informations obligatoires à transmettre).
Ces derniers doivent avoir accès aux données les concernant enregistrées par l’outil.
Soulignons néanmoins que les salariés peuvent toujours faire un recours auprès de la CNIL, ou même du juge, s’il estime que la mise en place du dispositif est illégale ou si elle porte atteinte de manière disproportionnée et/ou injustifiée à leurs droits et libertés.
Les mesures de protection à l’égard des salariés :
Avant toute chose, il convient de souligner que le CSE doit être consulté sur la mise en place d’un système de géolocalisation des véhicules mis à disposition aux salariés (article L. 2312-38 du Code du travail).
Afin d’assurer le respect de la vie privée des salariés, il est nécessaire que ces derniers aient la possibilité de désactiver la fonction de géolocalisation des véhicules, en particulier à l’issue de leur temps de travail ou pendant leurs temps de pause.
Toutefois, l’employeur peut contrôler le nombre et la durée des désactivations. Il peut demander des explications en cas de désactivations trop fréquentes ou trop longues du dispositif et sanctionner les éventuels abus.
Attention, la surveillance systématique des déplacements des salariés via la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation peut être assimilée, par les juges, à une filature électronique et constituer une atteinte à la vie privée susceptible de ne pouvoir être justifiée, eu égard à son caractère disproportionné, par les intérêts légitimes de l’employeur.
Le cas particulier des VRP – est-il possible d’installer un dispositif de géolocalisation à leurs égards ?
Comme dit précédemment, il est interdit de mettre en place un dispositif de géolocalisation à l’égard des VRP, mais également à l’égard de tous les salariés qui disposent d’une liberté dans l’organisation de leur travail.
Toutefois, cela n’exclut pas pour autant des dispositifs de géolocalisation pour les salariés autonomes, dès l’instant où ces dispositifs ne sont destinés qu’à assurer leur sécurité ou celle des objets qu’ils transportent ou à assurer l’amélioration de certains types de prestations (dépannage, intervention d’urgence etc.).
Les sanctions prévues en cas de non-respect des règles encadrant les dispositifs de géolocalisation :
La mise en place non-conforme du dispositif de géolocalisation expose l’employeur à une peine d’emprisonnement de 5 ans et à 300 000€ d’amende (article 226-21 du Code pénal).
En-dehors des sanctions pénales, l’employeur peut être condamné à verser des dommages et intérêts au salarié pour qui la mise en place du dispositif de géolocalisation aurait porté préjudice en raison de sa non-conformité.
Au-delà des sanctions, toutes les données collectées à l’issue d’un dispositif de géolocalisation mis en place de manière non-conforme à la loi sont irrecevables dans le cadre d’un contentieux. Il s’agit d’un moyen de preuve illicite.
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